El reto: atender a cientos de personas sin multiplicar el equipo
La Asociación de Hostelería y Turismo de Navarra se enfrentaba a un problema que seguro te suena: demasiadas consultas, poco tiempo para responderlas todas.
Por un lado, visitantes de su web preguntando por servicios, precios de cursos, horarios, cómo asociarse... Las típicas dudas de alguien que llega por primera vez.
Por otro, sus propios asociados necesitando información sobre normativas, derechos, las últimas circulares, publicaciones del sector...
Y todo esto llegaba por email, teléfono, formularios... El equipo hacía lo que podía, pero era imposible responder rápido a todo. Y menos aún fuera de horario.
La solución: dos chatbots de IA especializados
Desarrollamos dos asistentes virtuales con tecnología RAG (Retrieval-Augmented Generation), cada uno diseñado para un público diferente:
1. Chatbot público (para visitantes de la web)
Disponible para cualquier persona que entra en la web. Responde a preguntas como:
- ¿Qué servicios ofrece la asociación?
- ¿Cuánto cuesta el curso de manipulador de alimentos?
- ¿Cuáles son los horarios de atención?
- ¿Cómo puedo asociarme?
- ¿Dónde están las oficinas?
El chatbot consulta la base de conocimiento en tiempo real y da respuestas precisas, actualizadas y en segundos.
2. Chatbot para asociados (tras iniciar sesión)
Una vez que el usuario se identifica como asociado, accede a un asistente diferente con información exclusiva:
- Consultas sobre derechos y obligaciones
- Últimas circulares y publicaciones
- Normativas del sector
- Información específica para miembros
Esto reduce drásticamente las llamadas repetitivas al equipo y permite que los asociados resuelvan sus dudas al instante, incluso a las 3 de la madrugada.
Disponibilidad 24/7: el cambio de juego
Antes, si alguien tenía una duda a las 10 de la noche o en fin de semana, tenía que esperar. Ahora no.
Los dos chatbots están operativos las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Eso significa:
- Respuestas inmediatas, sin esperas
- Cero dependencia del horario del equipo
- Mejor experiencia para usuarios y asociados
El panel de control: visibilidad total
Pero no nos quedamos en los chatbots. Creamos una plataforma de gestión y analytics donde el equipo de la asociación puede ver todo lo que pasa:
Gestión de documentos
- Ver todos los documentos que alimentan la base de conocimiento
- Buscar, subir nuevos y eliminar los obsoletos
- Actualizar la información sin tocar código
Métricas en tiempo real
| Métrica | Para qué sirve |
|---|---|
| Número de mensajes totales | Volumen de uso del chatbot |
| Actividad en tiempo real | Ver picos de consultas |
| Análisis de sentimientos | Detectar usuarios frustrados |
| Mapa de calor semanal | Qué días hay más actividad |
| Distribución horaria | A qué horas preguntan más |
| Temas recurrentes | Qué dudas se repiten |
| Acciones sugeridas | Recomendaciones de la IA |
Historial completo
Acceso a todas las conversaciones: qué preguntó el usuario y qué respondió el sistema. Útil para:
- Detectar preguntas que el chatbot no supo responder
- Mejorar la base de conocimiento
- Auditar la calidad de las respuestas
Resultados
+270 consultas mensuales automatizadas
El chatbot gestiona más de 270 conversaciones al mes. Son 270 interacciones que antes requerían tiempo del equipo y ahora se resuelven solas.
Implementación en 4 semanas
Desde la primera reunión hasta tener los dos chatbots funcionando y el panel de analytics listo: 4 semanas.
Nada de proyectos eternos. Definimos bien el alcance, trabajamos rápido y entregamos.
Cliente satisfecho
El equipo de la asociación tiene ahora visibilidad total de lo que preguntan sus usuarios, puede actualizar la información cuando quiera, y ha liberado tiempo para tareas que realmente requieren atención humana.
¿Por qué funcionó?
1. Dos chatbots, no uno genérico
En vez de un bot que intentara hacer todo, separamos por audiencia. El visitante público tiene unas necesidades, el asociado tiene otras. Cada uno recibe un trato especializado.
2. RAG: respuestas basadas en datos reales
Los chatbots no "inventan". Consultan la base de documentos de la asociación y generan respuestas basadas en información real y actualizada.
3. Panel de control sin depender de nosotros
El cliente puede subir nuevos documentos, ver estadísticas y revisar conversaciones sin tener que llamarnos. Autonomía total.
4. Alcance bien definido
Sabíamos exactamente qué había que hacer antes de empezar. Eso permitió entregar en 4 semanas sin sorpresas.
¿Esto funcionaría para mi empresa?
Si tu negocio o asociación:
- Recibe consultas repetitivas
- Tiene información que la gente necesita consultar
- Quiere atender fuera de horario sin contratar más personal
- Necesita separar información pública de privada
Entonces sí, algo similar podría funcionar para ti.
No tiene que ser exactamente igual. Cada proyecto es diferente. Pero la lógica es la misma: automatizar lo repetitivo para que las personas se centren en lo importante.
¿Quieres explorar algo parecido?
Si tienes un caso similar o simplemente quieres ver si esto encaja en tu negocio, podemos hacer una videollamada rápida.
Te enseñamos más ejemplos, respondemos dudas y vemos si tiene sentido avanzar.
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