El problema que tiene el 90% de las PYMES
Son las 11 de la noche. Estás viendo una serie en el sofá. Tu móvil suena: alguien ha rellenado el formulario de contacto de tu web.
¿Qué haces? ¿Le contestas ahora? ¿Esperas a mañana?
Si esperas, igual mañana ya ha contactado con tres competidores más. Si contestas, adiós a tu noche.
Este es el drama del empresario moderno. Y aquí es donde la IA entra en juego.
¿Qué significa "cualificar leads"?
Antes de meternos en faena, vamos a aclarar esto.
Un lead es cualquier persona que muestra interés en tu producto o servicio. Alguien que deja su email, rellena un formulario, te escribe por WhatsApp...
Cualificar significa determinar si ese lead es:
- Caliente → Tiene dinero, necesidad y urgencia. Hay que llamarle YA.
- Tibio → Está interesado pero no tiene prisa. Hay que nutrirlo.
- Frío → Solo curioseaba. No merece tu tiempo ahora mismo.
El problema es que cualificar leads a mano lleva tiempo. Mucho tiempo. Y si tienes 20 leads al día, te pasas el día haciendo filtro en vez de vendiendo.
Cómo la IA puede hacer esto por ti
1. Chatbot que hace las preguntas correctas
En vez de un formulario aburrido que nadie quiere rellenar, un chatbot conversacional puede hacer preguntas naturales:
- "¿Qué problema estás intentando resolver?"
- "¿Para cuándo lo necesitas?"
- "¿Cuál es tu presupuesto aproximado?"
Y aquí viene lo bueno: según las respuestas, el chatbot asigna una puntuación automáticamente.
| Respuesta | Puntuación |
|---|---|
| "Lo necesito esta semana" | +30 puntos |
| "Es para dentro de 6 meses" | +5 puntos |
| "Tengo presupuesto de 5.000€" | +40 puntos |
| "Solo estoy mirando precios" | +5 puntos |
Al final de la conversación, el chatbot ya sabe si es un lead caliente o frío. Sin que tú hagas nada.
2. Lead scoring automático
El lead scoring es ponerle una nota del 0 al 100 a cada lead según su probabilidad de comprar.
La IA puede calcular esta nota basándose en:
- Las respuestas del formulario/chatbot
- Cuántas páginas ha visitado en tu web
- Si ha abierto tus emails
- De dónde viene (¿Google? ¿Instagram? ¿Recomendación?)
- Cuánto tiempo ha pasado en tu web
Un lead que ha visitado tu página de precios 3 veces y ha leído 4 artículos del blog es muy diferente a uno que solo vio la home y se fue.
La IA detecta estos patrones y puntúa automáticamente.
3. Notificaciones inteligentes
"Oye, te ha llegado un lead caliente. Puntuación: 87/100. Es el dueño de una clínica dental, necesita un chatbot para gestionar citas, y tiene presupuesto de 3.000€. ¿Le llamas?"
Imagínate recibir esto en tu móvil. Ya no tienes que revisar 50 leads para encontrar los buenos. La IA te avisa solo cuando merece la pena.
Y lo mejor: puedes configurar umbrales.
- Lead > 80 puntos → Te llega WhatsApp inmediatamente
- Lead 50-80 → Email de resumen cada mañana
- Lead < 50 → Se mete en secuencia de nurturing automático
Ejemplo real: cómo lo montamos para una inmobiliaria
Un cliente nuestro, una inmobiliaria de Valencia, recibía unos 40 leads al día desde Idealista, Fotocasa y su web.
El problema: el 70% eran curiosos que solo preguntaban precios. El equipo comercial perdía horas filtrando.
Lo que hicimos:
-
Chatbot en la web que preguntaba:
- ¿Comprar o alquilar?
- ¿Zona preferida?
- ¿Presupuesto máximo?
- ¿Cuándo quieres mudarte?
-
Lead scoring automático basado en las respuestas + comportamiento en la web
-
Notificación al comercial solo cuando el lead tenía puntuación > 70
Resultado:
- El equipo comercial pasó de gestionar 40 leads/día a solo 12 (los buenos)
- Ratio de conversión subió del 3% al 11%
- Tiempo de respuesta bajó de 4 horas a 6 minutos
¿El truco? La IA hacía el trabajo sucio de filtrar. Los comerciales solo hablaban con gente que realmente quería comprar.
¿Qué herramientas necesito?
Depende de tu nivel técnico y presupuesto:
Opción básica (hazlo tú mismo):
- Typeform o Tally para formularios inteligentes
- Zapier para conectar con tu CRM
- HubSpot gratuito para gestionar los leads
Coste: 0-50€/mes
Opción intermedia:
- Chatbot personalizado (nosotros o similar)
- Make o n8n para automatizaciones
- Pipedrive o HubSpot para CRM
Coste: 200-500€/mes
Opción avanzada:
- Sistema completo a medida con IA propia
- Integración con todos tus canales (web, WhatsApp, Instagram, email)
- Dashboard de analytics en tiempo real
Coste: 500-2.000€/mes
Los errores más comunes
1. Hacer demasiadas preguntas
Si tu chatbot parece un interrogatorio, la gente se va. Máximo 4-5 preguntas, y que fluyan natural.
2. No responder rápido a los leads calientes
De nada sirve detectar un lead caliente si luego tardas 2 días en llamar. La velocidad de respuesta es clave.
3. Ignorar a los leads fríos
Un lead frío hoy puede ser caliente en 3 meses. Mételos en una secuencia de emails automáticos para mantener el contacto.
4. No revisar y ajustar
El scoring hay que ajustarlo con el tiempo. Revisa qué leads puntuaban alto y no compraron, y viceversa. Afina los criterios.
¿Esto es para mí?
Buen momento para ser honesto:
Sí te conviene si:
- Recibes más de 10 leads al día
- Pierdes tiempo filtrando leads malos
- Tu equipo comercial está desbordado
- Quieres responder más rápido a los leads buenos
Quizás no te conviene si:
- Recibes 2-3 leads a la semana (puedes gestionarlos a mano)
- Tu proceso de venta es muy personal y único
- No tienes claro qué hace a un lead "bueno" para tu negocio
El siguiente paso
Si estás leyendo esto y piensas "esto me vendría bien", el primer paso es muy simple:
Define qué hace a un lead bueno para ti.
¿Es el presupuesto? ¿La urgencia? ¿El tamaño de la empresa? ¿La zona geográfica?
Una vez tengas eso claro, automatizar la cualificación es pan comido.
Y si quieres que te ayudemos a montarlo, agenda una llamada. Te enseñamos ejemplos reales y vemos si encaja para tu negocio.
Tu tiempo vale más que filtrar leads a mano. Deja que la IA haga el trabajo sucio.