La pregunta del millón
"¿Cuánto me va a costar esto?" Es lo primero que pregunta todo el mundo. Y tiene sentido, porque nadie quiere meterse en algo sin saber en qué rango de precios se mueve.
El problema es que la respuesta honesta es: depende. Pero no te preocupes, que no me voy a quedar ahí. Te voy a dar números reales basados en lo que vemos en el mercado.
Los tres niveles de automatización (y sus precios)
Después de trabajar con muchas PYMES, hemos visto que hay básicamente tres niveles:
Nivel 1: Automatizaciones sencillas (500€ - 2.000€)
Esto incluye cosas como:
- Respuestas automáticas a emails frecuentes
- Sincronización de datos entre dos herramientas
- Recordatorios automáticos para clientes
- Notificaciones internas cuando pasa algo importante
Ejemplo real: Un cliente con una tienda online quería que le llegara un WhatsApp cada vez que alguien hiciera un pedido de más de 200€. Eso se monta en unas horas y cuesta alrededor de 600€.
Nivel 2: Automatizaciones intermedias (2.000€ - 8.000€)
Aquí entramos en:
- Chatbots personalizados para atención al cliente
- Flujos de trabajo complejos con varias herramientas
- Generación automática de documentos (presupuestos, informes)
- Integraciones con CRM, facturación, inventario
Ejemplo real: Una clínica dental quería un chatbot que agendara citas, respondiera preguntas frecuentes y se sincronizara con su calendario. Eso fueron unos 4.500€.
Nivel 3: Automatizaciones avanzadas (8.000€ - 25.000€+)
Esto ya es otro mundo:
- Sistemas de IA que aprenden de tus datos
- Automatización de procesos completos de principio a fin
- Integraciones con múltiples sistemas legacy
- Dashboards personalizados con analítica avanzada
Ejemplo real: Una empresa de logística quería automatizar toda la asignación de rutas usando IA. Eso fue un proyecto de unos 18.000€, pero les ahorra 3 empleados a tiempo completo.
¿Qué hace que cueste más o menos?
Hay varios factores que mueven el precio:
| Factor | Más barato | Más caro |
|---|---|---|
| Complejidad | Una sola tarea | Múltiples procesos conectados |
| Integraciones | Herramientas populares (Google, Notion) | Software antiguo o personalizado |
| Volumen | Pocas operaciones | Miles de operaciones al día |
| Personalización | Plantillas existentes | Todo desde cero |
| Soporte | Solo implementación | Mantenimiento incluido |
La integración con sistemas antiguos es lo que más encarece las cosas. Si tienes un ERP de hace 15 años sin API, conectar cosas ahí cuesta el doble que con herramientas modernas.
El ROI: lo que de verdad importa
Mira, el precio de implementación es solo una parte de la ecuación. Lo importante es cuánto te devuelve.
Te pongo un ejemplo con números:
Situación: Una gestoría tiene 2 personas dedicando 3 horas al día a copiar datos de facturas a su sistema de contabilidad.
- Coste actual: 2 personas × 3h × 22 días × 15€/hora = 1.980€/mes
- Automatización: Implementación única de 3.500€
- Coste post-automatización: ~100€/mes (mantenimiento + revisiones)
Resultado: Recuperan la inversión en menos de 2 meses. Y a partir de ahí, ahorran casi 1.900€/mes.
Esto es lo que tienes que mirar. No "¿cuánto me cuesta?" sino "¿cuánto me ahorra?"
¿Cuándo NO merece la pena automatizar?
Voy a ser honesto: no todo debe automatizarse.
No automatices si:
- La tarea la haces una vez al mes y tardas 10 minutos
- El proceso cambia constantemente y no hay patrón claro
- El coste de automatizar es mayor que 2 años de hacerlo manual
- Necesitas el "toque humano" (ventas complejas, negociaciones)
A veces la mejor recomendación es "no hagas nada, no te merece la pena". Y eso es lo que te diremos si es el caso.
El error más caro: hacerlo mal a la primera
He visto a gente gastarse 5.000€ en una automatización que no funcionaba porque:
- No definieron bien qué necesitaban
- Eligieron al proveedor más barato sin mirar referencias
- No probaron antes de lanzar
- No formaron a su equipo para usarlo
Al final tuvieron que rehacerlo todo y gastaron el doble. Si vas a invertir, hazlo bien desde el principio.
¿Cómo saber qué necesitas tú?
Sinceramente, la mejor forma es hablar con alguien que entienda del tema. No para venderte nada, sino para analizar tu situación concreta.
Nosotros hacemos consultas gratuitas donde:
- Analizamos tus procesos actuales
- Identificamos qué se puede automatizar
- Te damos una estimación de coste y ahorro
- Te decimos si merece la pena o no (de verdad)
Si al final decides no hacer nada, perfecto. Al menos tendrás la información para decidir.
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